Как лучше составлять список задач?

Вот такой вот инсайт получил недавно на подспудно зревший вопрос: Как лучше составлять список задач?

Обычная проблема, которая часто встречалась у меня, – это “зависающие” задачи. Например, я пишу “сделать дело Х”. Иногда получается слёту, легко выполнить задачу, если обстоятельства складываются удачно.

Но часто бывает, что обстоятельства не складываются. Вдруг появляются другие срочные дела, или – если задача включает в себя действия других людей, и они по каким-то причинам не выполняют свою часть действий, – задача “зависает” в списке дел.

Зависшая задача в списке дел действует на меня угнетающе. И сбивает с настроя – наверняка вы с чем-то подобным сталкивались?

Недавно получил озарение: как лучше составлять список задач. Или, по-другому, как лучше формулировать задачу, чтобы сократить (убрать) из списка зависшие задачи.

Лучше писать не сразу “сделать задачу Х”, а сделать некоторую значительную часть, которая чисто психологически уже можно праздновать как победу.

Например, мне нужно оплатить подрядчику Х. Самое тяжелое в этом деле – это сделать заявку, подписать её и отправить в банк. И даже после того как заявка отправлена, пройдёт некоторое время, пока произойдёт оплата подрядчику (банк должен просмотреть заявку, согласовать её и передать операционистам на оплату). Но моя самая главная обязанность – это подготовить, подписать и отправить заявку в банк.

Поэтому было бы не оптимально в контексте формулирования задач написать “произвести оплату подрядчику Х”, так как это дело само по себе предполагает продолжительность по времени выполнения. И до тех пор пока оплата не будет произведена, это дело будет висеть в списке дел, нарушая внутреннюю гармонию.

Это ближе к принципу “съесть слона по кусочкам”. “Кусочек слона” в данном случае – это значительная часть, которая позволит отпраздновать психологическую победу.

Поэтому я формулирую задачу как “сделать заявку”. То есть, исключая из задачи то, что не полностью зависит от меня. После того, как заявка сделана и уже в банке, можно составить новую задачу, например, “позвонить кредитному администратору и поторопить с рассмотром заявки”. Это действие тоже полностью зависит от меня.

Далее, в конце, как кредитный администратор рассмотрел заявку и дал добро, можно сформулировать финальную задачу “сказать бухгалтеру, чтобы тот произвёл оплату”. Всё!

То есть суть в дроблении на выполнимые задачи и формулировании таким образом, чтобы задача уже на стадии формулирования вызывала не туман в голове, а ясность и предвкушение продвижения вперёд.

Что думаете по этому поводу?